Obblighi di tracciabilità per le spese di trasferta di lavoratori autonomi e imprenditori individuali

Reggio Emilia, 18/05/2026

circolare 34|2026

Riteniamo utile fornire un breve riepilogo del trattamento fiscale delle spese di trasferta sostenute sia da parte di lavoratori autonomi che di imprenditori individuali.

1.   I rimborsi di spese nell’ambito del reddito di lavoro autonomo.

In merito alle spese sostenute da parte di un lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al cliente, l’art. 54 del TUIR, in vigore dal 1° gennaio 2025, prevede che:

-  il rimborso delle spese sostenute da parte del lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al cliente non concorre a formare il reddito; pertanto, le somme indicate in fattura per il riaddebito non devono essere assoggettate a ritenuta d’acconto;

-  le spese addebitate analiticamente al cliente non sono deducibili dal reddito di lavoro autonomo.

Nel caso in cui si tratti di spese per l’esecuzione di un incarico e sostenute direttamente da parte del cliente (con fattura intestata al cliente), tali spese non costituiscono compenso per il professionista.

Nell’ipotesi di rimborsi di spese percepiti da parte di un lavoratore autonomo in regime forfetario, in mancanza di chiarimenti da parte dell’Agenzia delle entrate, si ritiene che, pur se le spese non sono state dedotte in via analitica, il riaddebito concorra comunque alla formazione del reddito.

2.   Spese per trasferte dei lavoratori autonomi.

Nel particolare caso in cui si tratti del rimborso di spese per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al cliente per:

-      vitto;

-      alloggio;

-      viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (essenzialmente, servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente),

sostenute nel territorio dello Stato, tali spese sono escluse dalla formazione del reddito di lavoro autonomo, a condizione che siano pagate con metodi tracciabili.

In altre parole, nel caso in cui le spese sostenute da un lavoratore autonomo nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi e NCC non siano state pagate mediante strumenti di pagamento tracciabile, i relativi rimborsi concorrono a formare il reddito di lavoro autonomo, anche se effettuati in via analitica. Anche questa disposizione è in vigore dal 1° gennaio 2025.

Sono considerati “pagamenti tracciabili” quelli eseguiti con versamento bancario o postale o con altri sistemi di pagamento quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.

Restano escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese relative ai trasporti con autoservizi pubblici di linea (ad esempio, tram, metropolitana, aereo, treno), per le quali il rimborso può continuare ad essere effettuato anche in contanti, senza che ciò pregiudichi l’esclusione da tassazione ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo.

In caso di opzione per il regime forfetario, non rileva se le spese di trasferta sono state o meno pagate con metodi tracciabili, in quanto il loro rimborso concorre comunque alla formazione del reddito.

La deducibilità delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea è subordinata all’effettuazione del pagamento in forma tracciata anche nel caso di:

-      spese sostenute direttamente da un lavoratore autonomo quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi;

-      spese rimborsate analiticamente da un lavoratore autonomo a dipendenti per trasferte;

-      spese rimborsate analiticamente ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi.

Tali regole si applicano a partire dal 1° gennaio 2025 qualora riguardino i rimborsi delle spese addebitate analiticamente e sostenute per trasferte di dipendenti di un lavoratore autonomo o corrisposti ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi.

Diversamente, si applicano a partire dal 18 giugno 2025 le regole di tracciabilità relative alle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e NCC sostenute direttamente dal lavoratore autonomo:

-      in relazione all’esercizio dell’attività professionale;

-      quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi;

-      come datore di lavoro per le trasferte di lavoratori dipendenti.

3.   Deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di trasferta rimborsate al lavoratore autonomo.

Nell’ambito della determinazione del reddito d’impresa, a decorrere dal 1° gennaio 2025 è previsto che le spese di vitto, alloggio e viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute nel territorio dello Stato per prestazioni di servizi commissionate a lavoratori autonomi o i loro rimborsi analitici a lavoratori autonomi sono deducibili a condizione che siano state sostenute con metodi di pagamento tracciabili.

4.   Deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di trasferta sostenute dall’imprenditore individuale.

Per effetto dell’inserimento del nuovo comma 5-bis all’art. 109 del TUIR da parte del DL. n. 84/2025, è previsto che le nuove condizioni di deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC vigono anche nell’ambito del reddito d’impresa.

Pertanto, anche nel caso di spese di trasferta sostenute nel territorio dello Stato da parte di un imprenditore individuale, a decorrere dal 18 giugno 2025 le spese per:

-      vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC;

-      rimborsi analitici relativi a queste stesse spese

sono deducibili a condizione che i pagamenti siano eseguiti con strumenti tracciati.

A disposizione per ogni ulteriore approfondimento. Con i migliori saluti.

SCALABRINI CADOPPI & ASSOCIATI

34_2026_08_Tracciabilità delle spese di trasferta per autonomi ed imprenditori individuali.

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