Spese di trasferta dei dipendenti – Nuovo obbligo di tracciabilità solo per trasferte in Italia.
- lo Staff
- 17 lug
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Circolare 47|2025
Reggio Emilia, 14/07/2025
La Legge di bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di pagare con strumenti tracciati le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti, ai fini della non concorrenza alla formazione del reddito di queste spese.
Il D.Lgs. n. 84/2025 limita ora tale obbligo ai soli pagamenti effettuati nel territorio dello Stato italiano.
In generale, le modifiche introdotte dal D.Lgs. n. 84/2025 si applicano a partire già dal periodo d’imposta 2025.
1. Spese di trasferta dei dipendenti.
Con una modifica all’art. 51, comma 5, del TUIR, la legge di bilancio per il 2025 ha previsto che i rimborsi analitici delle spese sostenute nel corso delle trasferte dei dipendenti per:
- vitto,
- alloggio,
- viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (ossia servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente),
non concorrono a formare il reddito dei dipendenti a condizione che i pagamenti di tali spese siano effettuati con strumenti tracciabili.
Sono considerati “pagamenti tracciabili” quelli eseguiti con versamento bancario o postale o con altri sistemi di pagamento quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.
Eventuali rimborsi effettuati in contanti ne determinano l’assoggettamento a imposte (e contributi).
Qualora quindi lo strumento di pagamento tracciato sia intestato al dipendente, questi dovrà produrre al datore di lavoro documentazione utile a provare che il pagamento è avvenuto in modo tracciato.
Restano escluse dal nuovo obbligo le spese relative ai trasporti mediante autoservizi pubblici di linea (ad esempio, tram, metropolitana, aereo, treno) per le quali sia il pagamento che il rimborso possono continuare ad essere effettuati anche in contanti senza che ciò pregiudichi la relativa esenzione ai fini della determinazione del reddito imponibile del lavoratore.
Ora il D.Lgs. n. 84/2025 restringe il nuovo obbligo di tracciabilità per le trasferte dei dipendenti alle sole spese sostenute in Italia.
In questo modo, vengono escluse dagli obblighi di tracciabilità le spese di trasferta sostenute all’estero.
La modifica legislativa trova applicazione alle spese di trasferta sostenute a partire dal periodo di imposta in corso al 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del nuovo decreto, quindi già a decorrere dal 2025 per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare.
2. Effetto ai fini del reddito d’impresa.
Attraverso l’inserimento del comma 3-bis all’art. 95 del TUIR, la Legge di bilancio per il 2025 ha previsto che le stesse spese di trasferta per le quali vige l’obbligo di tracciabilità ai fini del reddito di lavoro dipendente sono deducibili dal reddito d’impresa a condizione che siano pagate con strumenti tracciati.
Ora il D.Lgs. n. 84/2025 modifica tale comma nello stesso senso previsto ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, prevedendo che anche ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa l’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta dei dipendenti vige solo per quelle sostenute nel territorio dello Stato.
Tale nuova disposizione si applica già a decorrere dal 2025.
Inoltre, il nuovo decreto introduce il nuovo comma 5-bis all’art. 109 del TUIR con l’intento di prevedere che anche le stesse spese di trasferta sostenute da parte degli amministratori siano deducibili dal reddito d’impresa a condizione che siano pagate con strumenti tracciati.
A disposizione per ogni ulteriore approfondimento. Con i migliori saluti.
SCALABRINI CADOPPI & ASSOCIATI
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