Obblighi di tracciabilita' per le spese di trasferta dei dipendenti.

lo Staff
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Reggio Emilia, 15/12/2025

Circolare 83|2025

A seguito di alcune recenti modifiche normative, le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti devono essere sostenute con mezzi di pagamento tracciabili, sia ai fini della non concorrenza alla formazione del loro reddito sia ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa dei datori di lavoro.

1. Le spese di trasferta nel reddito di lavoro dipendente e assimilato.

Il trattamento fiscale delle spese di trasferta differisce a seconda che si tratti di trasferte effettuate o meno al di fuori del territorio comunale in cui è situata la sede di lavoro.

1.1 Trasferte effettuate fuori dal territorio comunale.

Nel caso di trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale, sono previsti tre diversi metodi di rimborso, tra loro alternativi:

- rimborso analitico;

- rimborso forfetario;

- rimborso misto.

Nel caso del rimborso analitico (“a piè di lista”), il dipendente presenta al datore di lavoro la documentazione attestante le spese sostenute nel corso della trasferta che si riferiscono a vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Il datore di lavoro provvede a rimborsarle e queste spese non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.

Le spese per viaggi compiuti con mezzi pubblici sono documentate dai relativi biglietti, quelle per viaggi compiuti con mezzi dei dipendenti sono escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente se determinate sulla base delle tabelle ACI.

Oltre al rimborso di queste spese in forma analitica, tale metodo prevede anche la possibilità di rifondere al dipendente altre spese, in via forfetaria, nel limite massimo giornaliero di 15,49 euro per trasferte effettuate in Italia e di 25,82 euro per le trasferte effettuate all’estero.

Il sistema di rimborso forfetario prevede la possibilità di indennizzare il cliente per le trasferte eseguite corrispondendo una somma forfetaria giornaliera diretta a rimborsare le spese di vitto e alloggio. Si tratta pertanto di erogare al dipendente un’indennità forfetaria giornaliera pari a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia ed a 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero.

Le spese di viaggio (biglietti o indennità chilometriche) e di trasporto sono rimborsate in via analitica, sempre sulla base di idonea documentazione.

Il sistema di rimborso misto combina gli altri due metodi, poiché prevede la possibilità di corrispondere un’indennità forfetaria di trasferta e il rimborso analitico delle spese di vitto o alloggio.

Più in particolare, in caso di rimborso delle spese di alloggio, o di quelle di vitto, il limite delle indennità forfetarie giornaliere è ridotto di un terzo, mentre è ridotto di due terzi nel caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio.

Le indennità forfetarie non imponibili di 46,48 e di 77,47 euro sono pertanto ridotte:

- di 1/3 (e quindi la franchigia diviene pari a 30,99 euro elevata a 51,65 euro in caso di trasferte all’estero) ove si tratti di rimborso di spese di alloggio o di vitto;

- di 2/3 (e quindi la franchigia diviene pari a 15,49 euro elevata a 25,82 euro in caso di trasferte all’estero) ove si tratti di rimborso sia delle spese di vitto che delle spese di alloggio.

Anche nel caso di adozione del sistema misto, i rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche in forma di indennità chilometrica) e di trasporto non concorrono a formare il reddito se documentati in modo idoneo.

1.2 Trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale.

In linea generale, per le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro tutte le indennità e i rimborsi di spese concorrono a formare il reddito.

Fanno eccezione unicamente i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.

2. Il nuovo obbligo di tracciabilità per le trasferte nel reddito di lavoro dipendente.

A decorrere dal 1° gennaio 2025, i rimborsi per le spese di:

- vitto;

- alloggio;

- viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (essenzialmente, taxi e NCC)

sostenute nel territorio italiano, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se effettuati con strumenti di pagamento tracciabili, quali versamenti bancari o postali.

Non sono previsti obblighi di tracciabilità per le spese di viaggio e trasporto diverse da quelle relative a taxi e noleggio con conducente, quali treni, aerei, autobus, ecc.

3. Obbligo di tracciabilità delle anche ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa.

Dal punto di vista della determinazione del reddito d’impresa, anche a questi fini le stesse spese (sostenute in Italia) ed i relativi rimborsi analitici sono deducibili a condizione che siano pagate con strumenti di pagamento tracciabili.

A disposizione per ogni ulteriore approfondimento. Con i migliori saluti.

SCALABRINI CADOPPI & ASSOCIATI